Akan berbahaya apabila penyampaian pesan–pesan bisnis cenderung dilakukan secara asal-asalan atau ceroboh, baik dalam sisi substansi isi pesan mupun format penulisan. Sebagaimana telah disampaikan sebelumnya, pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan. 1. Pesan-Pesan Bisnis
1BAB I Tinjauan Pustaka Revisi Pesan-pesan Bisnis Setelah tahapan perencanaan, pengorganisasian, dan pembuatan penulisan pesan-pesan bisnis, langkah selanjutnya adalah melakukan koreksi, penyempurnaan atau perbaikan revisi terhdap pesan-pesan bisnis. Revisi sangat diperlukan agar pesan-pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat tersebut dapat ditinjau ulang atau disempurnakan umtuk menghindari kemungkinan terjadinya kesalahan ketik atau kekurangan lainnya, sehingga sesuai dengan maksud dan tujuan yang dikehendaki. Revisi merupakan langkah terakhir dalam mengembangkan pesan-pesan bisnis secara efektif. Setiap pesan bisnis perlu diedit baik menyangkut masalah isi dan pengorganisasiannya. Gaya penulisan yang efektif dimulai dengan pemilihan kata yang tepat. Dalam memilih kata perlu diperhatikan antara lain memilih kata yang sudah familier/sudah dikenal secara umum, singkat, dan hindarkan kata yang memiliki pengertian ganda. 2BAB II STUDY KASUS Study Kasus 1 Berikut adalah contoh study kasus untuk materi “Revisi Pesan-pesan Bisnis”, sebagai contoh, berikut adalah pesan untuk reservasi/booking kamar hotel. Sebelum direvisi Kami bermaksud menyelenggarakan konfrensi tahunan di hotel Rose Garden dalam bulan depan. Sehubungan dengan hal tersebut kami berharap dapat memperoleh informasi tentang ketersediaan kamar untuk 350 peserta konferensi. Selain itu, kami juga memerlukan informasi tentang konsumsi dan kendaraan yang memadai untuk antar-jemput dari bandara ke hotel dan sebaliknya. Setelah direvisi Asosiasi Manajamen Wirausaha Indonesia merencanakan konfrensi nasional bertempat di hotel Rose Garden dari tanggal 25-30 April 2007. Sehubungan dengan rencana tersebut kami memerlukan informasi yang terinci sebelum kami menetapkan keputusan akhir. Kami berharap pihak manajemen dapat memberikan jawaban atas beberapa pertanyaan berikut 1. Dapatkah disediakan akomodasi untuk 350 orang untuk tanggal-tanggal tersebut diatas dengan perkiraan tiga perempat dari peserta lebih menyukai single room? 2. Berapa biaya penginapan untuk setiap kamar? 3. Dapatkah disediakan tiga ruang pertemuan yang besar pada tanggal-tanggal tersebut setiap ruangan berkapasitas 125 orang? 4. Kami lebih menyukai makan bersama dalam bentuk prasmanan untuk makan pagi, siang, dan malam. Dapatkah hal tersebut dipenuhi? Kami juga memerlukan informasi tentang menu dan harga. 3Study Kasus 2 Contoh surat lamaran kerja yang sudah direvisi Cirebon, 15 Januari 2015 Kepada Yth; Bapak / Ibu Bagian Personalia / HRD PT. Angin Ribut Bahwa yang bertanda tangan dibawah ini Nama DARONE Tempat tanggal lahir Cirebon,17 Oktober 1989 Alamat Utara RT. 001/02 utara Cirebon No telepon/HP 0231-96641948 Dengan ini saya bermaksud mengajukan permohonan kerja kepada perusahaan yang Bapak/ibu pimpin, Dengan ini maka saya lampirkan berkas-berkas sebagai berikut ; 1. Daftar riwayat hidup 2. Foto copy izajah terakhir 3. Foto copy KTP 4. Foto copy Sertifikat Computer 5. Foto copy Sertifikat Kompetensi 6. Foto copy SKCK 7. Pas foto 4X6 Demikianlah surat ini saya buat dengan sebenar-benarnya atas perhatian bapak/ibu sebelum dan sesudahnya saya ucapkan terima kasih. 4Contoh surat lamaran kerja yang belum direvisi Kepada Yth, Kepala Bagian Personalia PT. Karya Indah Retail Jl. Pejompongan 15 A Jakarta Dengan hormat, Menanggapi iklan Anda di harian Kompas terbitan tanggal 5 Mei 2015 untuk posisi sekretaris, saya ingin menawarkan diri saya untuk posisi tersebut. Saya berusia dua puluh dua tahun dan pernah bekerja sebagai staf juru ketik selama dua tahun. Setelah tamat dari Akademi Sekretaris, saya mengikuti pelatihan kerja untuk pekerjaan sekretaris selama tiga bulan. Sekarang saya merasa memiliki keahlian yang diperlukan untuk mengisi lowongan yang Anda tawarkan. Untuk informasi selanjutnya, dengan ini saya lampirkan daftar riwayat hidup, surat keterangan dari akademi, dan selembar foto terbaru saya. Saya harap Bapak akan mempertimbangkan lamaran ini, dan memberi saya suatu kesempatan untuk wawancara. Hormat saya, 5BAB III PEMBAHASAN A. Ketrampilan Merevisi Pesan Menulis pesan bisnis sangatlah berbeda dan tidak semudah menulis pesan-pesan yang bersifat pribadi personal, seperti penulisan surat kepada orang tua, saudara, atau teman akrab. Maka dari itu dalam menulis surat-surat bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran dan tenaga dan waktu yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan – pesan bisnis cenderung dilakukan secara asal-asalan atau ceroboh, baik dalam sisi substansi isi pesan mupun format penulisan. Sebagaimana telah disampaikan sebelumnya, pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan. 1. Pesan – pesan Bisnis Tertulis. A. Mengedit isi dan cara pengorganisasiannya Pada face awal pengeditan, perlu perhatian secara seksama terutama pada pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan – pesan tersebut mempunyai pengaruh besar terhadap audiens. Perhatikan bahwa pembuka surat atau memo haruslah relevan, menarik, dan memberikan reaksi pada pembacanya. Untuk pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan. B. Mengedit mekanik atau teknis penulisan 61 Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik. 2 Penggunaan kapitalisasi secara tepat perhatikan kata-kata yang harus ditulis dengan huruf kapital. 3 Penulisan tanda baca secara benar perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya, dan tanda seru. 4 Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami dengan mudah. 5 Perhatikan pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan – pesan bisnis yng telah disampaikan. C. Mengedit format dan layout Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalah mengedit format atau layout secara keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan – kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, di tata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik, audiens anda akan senang membacanya. 2. Pesan – pesan bisnis lisan Sebagaimana pesan – pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis, pesan– pesan bisnis yang disampaikan secara lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan editing seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami audiens dengan baik. Perlu dilakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain A. Substansi pesan  Apakah inti pesan yang ingin disampaikan telah tercantum didalamnya?  Apakah data pendukung table, grafik, bagan, gambar juga sudah tercantum 7B. Pengorganisasian pesan Mencakup 3 poin penting, yaitu 1 Pembuka misalnya, salam pembuka, perkenalan diri 2 Penyampaian substansi pesan misalnya, pengantar pesan dilanjutkan dengan substansi pesan. 3 Penutup misalnya kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi. C. Gaya Bahasa Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan – pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak monoton. B. Pemilihan Kata Yang Tepat Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut 1. Pilihlah kata yang sudah familiar Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis. 2. Pilihlah kata-kata yang singkat Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar. 3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda 8C. Membuat Kalimat Yang Efektif Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda. 1. Tiga jenis kalimat a Kalimat Sederhana Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung. b Kalimat Majemuk Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh. c Kalimat kompleks Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat. D. Cara mengembangkan paragraf Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf a. Ilustrasi 9b. Perbandingan Persamaan & Perbedaan Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain. c. Pembahasan Sebab-Akibat Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu. d. Klasifikasi Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus. e. Pembahasan Pemecahan Masalah Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi Untuk pengorganisasian pesan yang baik adalah sebagai berikut: subjek dan tujuan jelas mencakup semua informasi yang penting; relevansi informasi dengan subjek dan tujuan; ide-ide dikelompokan dan disajikan secara logis. Dalam merencanakan pesan bisnis, ada media penyampaian pesan pesan bisnis yaitu komunikasi lisan dan komunikasi tertulis. Kumpulan Soal Pilgan Materi Komunikasi Bisnis14. Pengorganisasian pesan ditulis secara deduktif jika. ...a. Pesannya menyenangkan pembacab. Pesannya tak menyenangkan pembacac. Pembaca kemungkinan tidak meminatinyad. Pesannya rutin tidak disampaikanJawabana. Pesannya menyenangkan pembaca15. Pengorganisasian pesan ditulis secara induktif jika. ...a. Pesannya menyenangkan Pembacab. Pesannya tak menyenangkan Pembacac. Sifat pesannya rutin disampaikan baik pesan menyenangkan maupun sebaliknyad. Pesannya rutin tidak disampaikanJawabanb. Pesannya tak menyenangkan Pembaca16. Surat yang disampaikan kepada pihak lain yang meminta untuk dilakukan penyelesaian atas masalah tertentu,disebut surat....a. Klaim rutinb. Orderc. Khususd. Rutin tentang kreditJawabana. Klaim rutin17. Isi surat ’permintaan informasi kredit’ yang efektif hendaknya …a. Permintaan kita ditempatkan pada kalimat pertamab. Menjelaskan rinci hal yang mendukung permintaan ituc. Pada akhir surat tersebut terdapat kalimat yang menunjukkan kepercayaan pengirim surat kepada pihak yang menerima pesanand. Menguraikan informasi yang Menguraikan informasi yang diminta18. Yang dimaksud dengan komunikasi yang efektif adalah komunikasi....a. Yang mampu membawa kita pada tujuan komunikasib. Dua arahc. Satu arahd. Sebagai transaksiJawabana. Yang mampu membawa kita pada tujuan komunikasi19. Melalui kegiatan membaca, dari keseluruhan informasi yang dibaca ternyata kita hanya mampu menyerap sebesar ….a. 10 %b. 20%c. 30%d. 50%Jawabana. 10 %20. Gaya direktif adalah salah satu gaya manajemen yang berpengaruh terhadap iklim komunikasi. Gaya ini merupakan gaya manajemen yang....a. Menuntut manajer menjalankan peran seperti dalam gaya direktif namun manajemen memandang bawahan sebagai anggota timb. Menuntut karyawan melakukan apa yang dilakukan manajerc. Menganggap bawahan memiliki kemampuan dan keterampilan serta memiliki motivasi untuk bekerja sebaik-baiknyad. Membiarkan bawahannya untuk memperlihatkan kemampuannyaJawabanb. Menuntut karyawan melakukan apa yang dilakukan manajer21. Yang dimaksud dengan consideration adalah…a. Pesan yang dikomunikasikan disusun dalam kalimat yang mudah difahami komunikanb. Sopan-santun dan tata-krama merupakan hal yang penting dalam berkomunikasi yang merupakan bentuk penghargaan kepada Pesan yang disampaikan harus mempertimbangkan situasi penerima/ Pesan yang dikomunikasikan dibuat secara cermatJawabanc. Pesan yang disampaikan harus mempertimbangkan situasi penerima/ Pengertian komunikator adalah...a. Orang/lembaga yang menerima pesan. Biasa disebut juga penerima, destinasi atau khalayakb. Orang/lembaga yang mengirimkan pesan. Biasa disebut juga pengirim atau sumberc. Proses penyampaian pesan informasi, gagasan, pikiran, pendapat, pengetahuan dari seseorang/satu lembaga kepada orang/lembaga lain dengan menggunakan atau tanpa media dengan tujuan tertentud. Salah satu komponen komunikasi yang menunjukkan respons yang diberikan oleh pihak yang terlibat dalam komunikasiJawabanb. Orang/lembaga yang mengirimkan pesan. Biasa disebut juga pengirim atau sumber23. Keuntungan dari penyampaian pesan secara tertulis adalah...a. Adanya peluang untuk mengontrol pesanb. Tidak adanya kesadaran bahwa pembicaraan komunikasi lisan sebenarnya merupakan sarana untuk mencapai tujuan bisnisc. Tak berpikir soal tujuan komunikasi sehingga tidak merumuskan pesan yang akan disampaikan dan menetapkan khalayak yang menjadi sasarand. Tak merancang dan menyampaikan pesan secara logisJawabana. Adanya peluang untuk mengontrol pesan24. Salah satu jenis komunikasi non-verbal adalah proxemics, yang artinya…a. Untuk menunujukkan gerak-gerik atau sikap tubuhb. Yang berkaitan dengan cara kita menghargai waktuc. Untuk menunjukkan adanya ruang atau teritorial baku dan ruang personal yang kita gunakan dalam berkomunikasid. Yang menunjuk pada unsur-unsur non-verbal suara dalam percakapan verbalJawabanc. Untuk menunjukkan adanya ruang atau teritorial baku dan ruang personal yang kita gunakan dalam berkomunikasi25. Fungsi komunikasi non-verbal, adalah…a. Menggantikan pesan lisanb. Menyampaikan pesan-pesan yang enak disampaikan secara lisanc. Membentuk kesan yang tidak mengarahkan komunikasid. Tidak memperjelas relasiJawabana. Menggantikan pesan lisan26. Salah satu jenis imbauan pesan adalah imbauan rasional, yaitu merupakan jenis imbauan yang…a. Meyakinkan orang lain dengan pendekatan yang menyentuh sisi emosi orang lainb. Meyakinkan orang lain dengan menunjukkan sisi-sisi menyeramkan dari satu fakta untuk mendorong orang lain mengikuti apa yang kita Mengubah sikap, pendapat dan perilaku orang lain dengan memberikan imbalan tertentu seperti pujian, penghargaan atau Meyakinkan orang lain dengan pendekatan logis atau penyajian bukti-buktiJawaband. Meyakinkan orang lain dengan pendekatan logis atau penyajian bukti-bukti 1 Membantu audience memahami suatu pesan. 2. Membantu audience menerima suatu pesan. Menghemat waktu : apabila pesan tidak terorganisir dengan baik. Penyampaiannya akan menghabiskan waktu audence. pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu. Penyusunan pesan- pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan revisi. Perencanaan Dalam fase perencanaan ( planning phase ), dirancang hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok ( main idea ) pesan-pesan yang akan disampaikan, dan saluran atau mediapertanyaan tentang pengorganisasian pesan pesan bisnis
